dobrze płatne zawody bez studiów

Regulamin pracy zdalnej – co zawiera i kto go musi napisać?

Zmiany w Kodeksie Pracy, obowiązujące od 2023 roku, przynoszą nową terminologię oraz uwarunkowania pracy na odległość. Już nie obowiązuje termin telepraca. Zastąpił go termin praca zdalna. To istotna modyfikacja, która stawia przed wieloma pracodawcami wyzwanie opracowania nowego dokumentu, jakim jest regulamin pracy zdalnej.

W niniejszym artykule postaramy się rozwiać wątpliwości dotyczące jego sporządzenia, omawiając, jakie informacje powinny znaleźć się w regulaminie, kiedy jego opracowanie jest konieczne, a kiedy można z niego zrezygnować i co zastosować w zamian.

regulamin pracy zdalnej
Regulamin pracy zdalnej [symbol „paragraf” na tle muru].

Kiedy regulamin pracy zdalnej jest niezbędny w firmie?

Nie każdy pracodawca ma obowiązek opracowywania regulaminu dotyczącego pracy zdalnej. To zależy od kilku czynników.

W przypadkach, gdy:

  1. Pracodawca nie przewiduje w swoim przedsiębiorstwie stałych możliwości pracy zdalnej lub zakłada jej jedynie sporadyczne występowanie (praca zdalna okazjonalna).
  2. Pracodawca zatrudnia niewielką liczbę pracowników lub przewiduje stosowanie pracy zdalnej jedynie dla ograniczonego odsetka zatrudnionych.

W takich sytuacjach, gdy pracodawca nie posiada specjalnego regulaminu dotyczącego pracy zdalnej, może zawrzeć indywidualne porozumienie z pracownikiem.

Jednakże, gdy pracodawca planuje wdrażanie pracy zdalnej w szerszym zakresie, zaleca się sporządzenie odpowiedniego regulaminu, który powinien być przedstawiony do konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi zgodnie z przyjętym trybem. Również konsultacje z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi w przedsiębiorstwie są mile widziane.

Ostateczną wersję regulaminu zatwierdza jednak pracodawca.

Warto zauważyć, że w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej lub pracy hybrydowej nie jest konieczne tworzenie oddzielnego regulaminu pracy zdalnej przez pracodawcę.

Regulamin pracy zdalnej wzór w punktach, czyli co w nim napisać?

Regulamin pracy zdalnej to kompleksowy dokument, który powinien zawierać kluczowe informacje dotyczące organizacji pracy zdalnej. W jego skład wchodzą m.in.:

  1. Zasady komunikacji z pracownikiem
    Określenie konkretnych narzędzi, które pracownik może wykorzystać do kontaktu z pracodawcą, takich jak telefon, e-mail czy platformy do wideokonferencji.
  2. Zasady wykonywania pracy zdalnej
    Precyzyjne wytyczne dotyczące sposobu realizacji obowiązków w trybie zdalnym.
  3. Zasady kontroli wykonywanej pracy oraz przestrzegania warunków BHP
    Podkreślenie, że kontrola ta może być realizowana za pomocą narzędzi audio-wizualnych lub poprzez sporządzanie raportów z wykonanych zadań, a także zagwarantowanie przestrzegania warunków bezpieczeństwa i higieny pracy. Taka kontrola więc nie musi być przeprowadzana osobiście.
  4. Sposób potwierdzenia obecności pracownika na stanowisku oraz zwalniania z obowiązków
    W tym kontekście mogą być stosowane różne metody, np. wysyłanie maila, SMS-a do przełożonego czy logowanie się w firmowym systemie informatycznym.
  5. Zasady instalacji, inwentaryzacji oraz konserwacji oprogramowania i serwisu powierzonego sprzętu komputerowego.
  6. Zasady wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu
    W przypadku korzystania przez pracownika z własnego sprzętu komputerowego do celów służbowych.
  7. Zasady pokrywania kosztów łącza internetowego, energii elektrycznej lub usług telekomunikacyjnych.
  8. Zasady dotyczące ewentualnych dodatkowych kosztów
    Na przykład pokrycie kosztów zakupu ergonomicznego krzesła, jakie pracodawca chce zwrócić pracownikowi, aby zapewnić mu odpowiednie warunki pracy.

Stworzenie pełnego i klarownego regulaminu pracy zdalnej umożliwia sprawne funkcjonowanie zespołu oraz skuteczne zarządzanie pracą na odległość.

kodeks pracy praca zdalna 2023
Kodeks pracy — praca zdalna 2023 [osoba przed laptopem, obraz pokrywa sieć symbolizująca Internet].

Praca zdalna regulamin, czyli jakich pracowników obejmuje

W przypadku, gdy regulamin pracy zdalnej nie obejmuje wszystkich członków zespołu, konieczne jest precyzyjne określenie, którzy pracownicy lub jakie grupy pracowników są objęte tymi wytycznymi.

Wskazane jest uwzględnienie pracowników zajmujących konkretne stanowiska, działających w określonych jednostkach organizacyjnych lub zaangażowanych w realizację konkretnych projektów, lub programów. Ten zabieg ma na celu ułatwienie identyfikacji pracowników pracujących zdalnie, zwłaszcza w kontekście osób związanych z administracją czy pracowników biurowych.

Warto podkreślić, że praca zdalna jest dostępna dla tych pracowników, których zakres obowiązków pozwala na wykonywanie ich poza siedzibą firmy. Odpowiednie wskazanie objętych pracowników ułatwia skuteczne zarządzanie procesem pracy zdalnej.

Praca zdalna – grupy pracowników uprzywilejowanych

W obecnych realiach rynku pracy model pracy zdalnej zyskuje coraz większą popularność, przyciągając coraz większą liczbę pracowników. Warto jednak zauważyć, że istnieje pewna grupa osób, które są szczególnie uprzywilejowane do korzystania z tego modelu pracy. Informację o tych pracownikach powinien zawierać regulamin.

To świadome wyróżnienie ma na celu zwiększenie ich dostępu do rynku pracy lub umożliwienie utrzymania zatrudnienia w bardziej elastycznych warunkach.

Do grupy pracowników uprzywilejowanych do pracy zdalnej należą nie tylko osoby niepełnosprawne, ale również:

  • kobiety w ciąży,
  • rodzice dziecka do lat 4,
  • rodzice dziecka niepełnosprawnego (w tym przypadku nie ma znaczenia jego wiek),
  • osoby sprawujące opiekę nad inną osobą niepełnosprawną, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności lub o znacznym stopniu niepełnosprawności.

W sytuacji, gdy pracownik z tej grupy składa wniosek o możliwość wykonywania pracy zdalnej, pracodawca ma obowiązek rozważenia i przyjęcia takiego wniosku. Warunkiem koniecznym jest, aby charakter obowiązków danego pracownika pozwalał na efektywne wykonywanie pracy w formie zdalnej.

Regulamin pracy zdalnej a zatrudnienie niepełnosprawnych

Obserwuje się coraz powszechniejsze zatrudnianie osób niepełnosprawnych w ramach pracy zdalnej.

Dla pracodawców, którzy wcześniej stosowali umowy o telepracę dla pracowników niepełnosprawnych, stawia się teraz konieczność dostosowania do nowych przepisów. Wymaga to nie tylko opracowania nowego regulaminu dotyczącego pracy zdalnej, ale także modyfikacji istniejących umów, aby odzwierciedlały one teraz zasadę pracy zdalnej, wcześniej określaną jako telepraca.

Podsumowanie

W świetle nowych przepisów o pracy zdalnej obowiązujących od kwietnia 2023 roku telepraca jest od teraz nazywana pracą zdalną. Dla wielu pracodawców konieczne jest stworzenie regulaminu pracy zdalnej.

Regulamin precyzyjnie określa zasady organizacji pracy zdalnej, kontrolę obowiązków oraz kwestie BHP. Nie każdy pracodawca musi go jednak tworzyć, a jedynie ci, którzy planują systematyczne stosowanie pracy zdalnej. Dla pracowników niepełnosprawnych i innych osób uprzywilejowanych regulamin stanowi gwarancję równego dostępu do zatrudnienia w formie zdalnej.

Wartościowy regulamin powinien uwzględniać indywidualne potrzeby firmy i pracowników, zapewniając jednocześnie klarowność i efektywne zarządzanie pracą na odległość.


Wchodzą w życie nowe zasady pracy zdalnej.

Czy w firmie musi być regulamin pracy zdalnej?

Nie. Firma, gdy nie zatrudnia na odległość, nie musi tworzyć regulaminu. Podobnie, gdy w firmie jest niewielu zdalnych pracowników.

Co określa regulamin pracy zdalnej?

Regulamin określać powinien wszystkie zasady, na jakich w firmie realizowana jest praca na odległość.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *